Som følge av den ekstraordinære korona-situasjonen, har Norges Idrettsforbund gitt anvisning på at idrettslag og andre organisasjonsledd kan beslutte å avholde årsmøter digitalt, istedenfor å ha årsmøte med fysisk oppmøte, jf. uttalelse gitt av NIFs lovutvalg 12. mars 2020. På dette grunnlag inviterer styret i Norsk Islandshestforening til digitalt årsmøte torsdag 16. april kl. 19.00, til erstatning for årsmøtet som var berammet til lørdag 21. mars på Gardermoen, men som måtte utsettes.

Årsmøtet er NIHFs høyeste organ, og det er en viktig møteplass for lokallag og engasjerte i foreningen. I og med at det er lokallagene som er medlemmer i NIHF, vil hvert lokallag får en tilgang til det digitale årsmøtet. Inntil fem representanter for hvert lokallag kan sitte sammen og delta i årsmøtet. Dette tilsvarer stemmetallet for de største klubbene. Dermed unngår man å utsette medlemmene for unødig smitterisiko, og man holder det digitale møtet innenfor det administrativt håndterbare.

Alle saksdokumentene ligger vedlagt, og de er også sendt hver enkelt kontaktperson i lokallaget. Noen saker utsettes til et ekstraordinært årsmøte, som vil bli gjennomført i løpet av høsten. Etter avtale med Hrimnir gjelder dette deres forslag angående IslandshestForum og kontingent.

Årsmøtet vil bli gjennomført ved bruk av Microsoft Teams, og alle lokallagsledere vil få møteinnkalling via e-post. Sjekk på forhånd at dere har oppgitt riktig e-postadresse, og ta gjerne kontakt med nestleder i styret, Asbjørn Hegstad, på e-post nestleder@nihf.no dersom det er uklarheter.

Teams er et program som er levert av Microsoft: Link til Teams

Under gjennomføringen av det digitale årsmøtet skal lyden på deltakernes mikrofoner som regel være avslått. Spørsmål og stemmegiving vil skje via chat. For å få best mulig utbytte av møtet, bør man sitte en plass uten bakgrunnsstøy fra TV, radio, barn, andre personer, mv.

Dagen før selve årsmøtet vil det også gjennomføres et «testmøte» for å sjekke at alt fungerer som det skal, hvor de påmeldte deltakerne vil bli invitert til å delta.