De nasjonale smittevernsforskriftene som gjelder fra 20. januar, gjør det så godt som umulig å holde årsmøter på «gamlemåten» med medlemmer sittende på stoler i klubbhus eller lignende.

Selv om det var tillatt, ville nok en del medlemmer kvidd seg for å møte og utsette seg og sine for smitterisiko.

Digitale årsmøter er anbefalt
Allerede ved starten av koronapandemien i mars 2020, gjorde Norges Idrettsforbund det klart at idrettslag kan ha digitale årsmøter i stedet for møter med fysisk oppmøte. Norsk Islandshestforening hadde selv digitalt årsmøte i april i stedet for å samle folk på Gardermoen.

Nettmøte eller heldigitalt årsmøte?
Vi runder snart ett år med ulike koronarestriksjoner. Gjennom jobb og skole har mange blitt fortrolige med nettmøter i Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom. Gratisversjonen av Zoom er nok løsningen som er minst egnet for å avvikle et årsmøte, i og med at en ikke kan ha lengre møte enn 40 minutter.

Digitale årsmøter kan også arrangeres heldigitalt. www.digitaleårsmøter.no er et eksempel på en slik plattform. Denne er utviklet av OBOS og kan brukes gratis av både borettslag, idrettslag, korps og andre foreninger. I forkant av årsmøtet legger styret inn saker og verv det skal stemmes over. Det vil være viktig med gode saksdokumenter slik at medlemmene kan sette seg inn i sakene. Etter at medlemsliste med mobilnummer (og gjerne også e-postadresse) er lastet opp, settes årsmøtet i gang. Det enkelte medlem får melding på sin telefon, og kan i løpet av minst 8 dager stemme over de ulike sakene. Når årsmøtet er ferdig, genererer løsningen automatisk årsmøteprotokoll som viser både vedtak og avstemningsresultater. Ulempen med Digitaleårsmøter fra OBOS, er at det ikke er mulig med benkeforslag. En er bundet til de ulike alternativene som allerede er lagt inn.

Villingur Islandshestforening har valgt Microsoft Teams
Villingur er allerede godt i gang med planleggingen.
– Årsmøtet vårt blir fredag 12. februar, og vi bruker Microsoft Teams, sier leder Mari Soot Kristiansen.
Foreningen har sendt innkalling med saksliste til medlemmene via Sporti, og ber om påmelding til årsmøtet innen søndag 31. januar.
– Etter påmeldingsfristen sender vi en lenke til hver av de påmeldte på e-post, og ber at hver enkelt sitter klar hjemme bak sin skjerm når møtet starter kl. 18.00 denne fredagen.
– Selve nettmøtet regner vi med det går fint å få i havn, forteller Mari. – Det vi fortsatt arbeider med, er å finne en brukbar og anonym måte å avvikle valget på. Vi har ikke løst dette ennå.

Skriftlige valg eller ikke
Mange foreninger har nok praksis for at saker der det kun er ett forslag, kan ses på som enstemmig vedtatt og klappes gjennom. Det er likevel vanskelig å se for seg at årsmøtet ikke krever en eller flere anonyme avstemninger.

Microsoft Forms kan være et alternativ om en allerede har skaffet seg Microsoft Teams. I dette klippet fra Norges Idrettsforbund kan du se hvordan.

Google skjemaer kan være vel så enkel å bruke. Se dette klippet!

Tekst og foto: Olav Fosså